Региональное
Законодательство
Белгородской области

Распоряжение администрации города Белгорода от 28.04.2014 N 820 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Белгорода"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 апреля 2014 г. № 820

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

Руководствуясь Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Белгорода (прилагается).

2. Заместителям главы администрации города, руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города, МУП и МУ города обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в администрации города.

3. Считать утратившими силу распоряжения администрации города:
- от 02.08.2007 № 2375 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Белгорода";
- от 18.01.2013 № 61 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Белгорода от 02.08.2007 № 2375".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации руководителя аппарата администрации города Медведеву О.И.

Глава администрации
города Белгорода
С.БОЖЕНОВ





Утверждена
распоряжением
администрации города Белгорода
от 28 апреля 2014 г. № 820

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству администрации города (далее по тексту - Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 № 751), Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, с учетом Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию - ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и на основании Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, утвержденной распоряжением Губернатора Белгородской области от 27.12.2006 № 1135-р, Регламента работы администрации города Белгорода Белгородской области в порядке проведения основных организационных мероприятий, Регламента взаимодействия администрации города с депутатами Совета депутатов города Белгорода.
1.2. Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к приему, учету, подготовке, оформлению, контролю исполнения, хранению и использованию документов, формированию дел, подготовке и передаче их на архивное хранение.
1.3. Положения Инструкции регламентируют работу с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет управление документационного обеспечения аппарата администрации города (далее по тексту - управление документационного обеспечения). В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения представляется управлению документационного обеспечения.
1.7. Работа с обращениями граждан осуществляется на основании Регламента работы администрации города Белгорода Белгородской области.
1.8. Делопроизводство в администрации города ведется с использованием автоматизированной системы "Мотив" (далее по тексту - АС "Мотив"). Программное и информационное обеспечение АС "Мотив" в процессе ее эксплуатации осуществляется отделом информационных технологий и эксплуатации информационных систем управления делами аппарата администрации города (далее по тексту - управление делами).
1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) территориальных органах, структурных подразделениях администрации города, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях (далее по тексту - подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения своим приказом определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает ведение делопроизводства в структурном подразделении.
1.10. На ответственного за организацию и ведение делопроизводства в подразделении возлагается выполнение следующих основных функций:
- прием и учет поступающих в подразделение документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний исполнителю;
- контроль за прохождением документов в подразделении, своевременное отражение информации о движении документов, соблюдение сроков исполнения и своевременное закрытие "в дело" исполненных документов с использованием АС "Мотив";
- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- обеспечение качества подготавливаемых подразделением документов (грамотность изложения, полнота и достоверность ответов на поставленные вопросы);
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя подразделения отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- организация приема и передачи документов с использованием электронной почты и средств факсимильной связи;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- подготовка документов и передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в отдел муниципального архивного фонда управления документационного обеспечения;
- составление номенклатуры дел структурного подразделения (ежегодно, не позднее 15 ноября);
- учет печатей, штампов, бланков, используемых в подразделении;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе с использованием АС "Мотив".
1.11. При работе с оригиналами документов не разрешается вносить в них какие-либо исправления, делать пометки. Работать с подлинными документами администрации города вне служебных помещений запрещается.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с визами руководителей и полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с данной информацией. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работник обязан передать все находящиеся у него документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту на основании приказа или служебной записки руководителя подразделения.
1.13. Об утрате документа исполнитель немедленно докладывает руководителю подразделения и в управление документационного обеспечения или службу по работе с наказами и обращениями граждан по принадлежности.
Руководитель подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города.

2. Создание документов в администрации города

2.1. Бланки документов
Документы в администрации города оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки в администрации города и структурных подразделениях администрации города разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
В администрации города применяются следующие виды бланков с воспроизведением герба города:
- бланк письма администрации города формата A4 угловой в книжной ориентации и цветной продольный;
- бланк постановления администрации города Белгорода;
- бланк распоряжения администрации города Белгорода;
- бланки отраслевых, территориальных (функциональных) органов и структурных подразделений, имеющих право издавать приказы и осуществлять переписку со сторонними организациями и гражданами;
- бланки главы администрации города (далее по тексту - мэр города) и его заместителей, используемые для оформления резолюций.
Бланк письма администрации города и бланки правовых актов администрации города изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги, применяются в зависимости от объема текста и подписываются:
- бланк письма администрации города - мэром города, его заместителями и начальниками департаментов, руководителями комитетов администрации города;
- бланки правовых актов - мэром города, в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим обязанности главы администрации города согласно распоряжению администрации города.
Бланки подразделений администрации города создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи официальных документов. При подготовке бланков подразделений используются электронные шаблоны бланков документов.
Бланки администрации города с воспроизведением герба города изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказу администрации города и имеют нумерацию. Нумерация бланка сквозная, шестизначная, порядковый номер наносится в нижний левый угол оборотной стороны бланка при помощи нумеровальной машины типографским способом (продавленный). Изготовление бланка письма администрации города и бланков правовых актов администрации города на оргтехнике запрещается.
Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом возлагается на службу материально-технического обеспечения управления делами (далее по тексту - МТО), которая обеспечивает закупку на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков.
В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления гербовых бланков и выдается ответственным за делопроизводство под роспись в журнале выдачи бланков (приложение № 1).
Испорченные гербовые бланки возвращаются при получении новых бланков. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.
Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков производится служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Лицам, ответственным за ведение делопроизводства в администрации города, запрещается регистрировать и принимать к исполнению документы, оформленные на гербовых бланках неустановленного образца.
Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, погашаются путем перечеркивания номера и титульного листа, возвращаются в МТО для их списания и уничтожения по акту.
При получении новых гербовых бланков лица, ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, отчитываются в МТО об использовании ранее полученных бланков (вид и № испорченного бланка, подпись ответственного лица).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются угловой, продольный и цветной бланки. Цветной бланк администрации города подписывается только мэром города, используется для представительских, торжественных, VIP-функций. Направляется в Государственную Думу, представительства зарубежных стран и высокопоставленным персонам по усмотрению мэра города.
Формы бланков администрации города с воспроизведением герба города утверждаются мэром города. Формы бланков подразделений согласуются управлением документационного обеспечения и утверждаются приказами руководителей подразделений.
Запрещается использовать гербовые бланки администрации для служебной переписки внутри администрации города.
Образцы бланков приведены в приложениях N№ 2, 3, 4, 5, 6.
2.2. Реквизиты документов
При подготовке документов в администрации города рекомендуется применять текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документов Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman (Cyr) размером 14 (в отдельных случаях для оформления приложений к документам большого объема и табличных материалов может быть применен шрифт размером - 12 - 13), диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания допустимо использовать полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - 25 - 30 мм;
правое - 15 - 20 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы, создаваемые администрацией города, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При подготовке документов администрации города используются следующие реквизиты:
изображение герба города (реквизит 1);
наименование региона (реквизит 2);
наименование органа местного самоуправления (реквизит 3);
наименование подразделения/должности лица - автора документа (реквизит 4);
подпись должностного лица (реквизит 5);
вид документа (реквизит 6);
справочные данные (реквизит 7);
адресат (реквизит 8);
дата документа (реквизит 9);
регистрационный номер документа (реквизит 10);
наименование/аннотация документа (реквизит 11);
текст документа (реквизит 12);
ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта (реквизит 13);
отметка о наличии приложения (реквизит 14);
гриф согласования (реквизит 15);
гриф утверждения (реквизит 16);
виза (реквизит 17);
оттиск печати (реквизит 18);
отметка о заверении копии (реквизит 19);
отметка об исполнителе (реквизит 20);
указания по исполнению документа (реквизит 21);
отметка о контроле документа (реквизит 22);
отметка об исполнении документа (реквизит 23);
отметка о конфиденциальности (реквизит 24).
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в администрацию города (регистрационный штамп) (располагается на служебных документах в правом нижнем углу первого листа документа и ограничивается его правым полем; на обращениях граждан - в середине первого листа документа и ограничивается его правым полем); отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" (располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа и ограничивается его правым полем); идентификатор электронной копии документа (располагается в левом верхнем углу документа и ограничивается его левым полем).
2.3. Правила оформления реквизитов документов
2.3.1. Изображение герба города (реквизит 1).
Изображение герба города Белгорода помещается на бланках документов в соответствии с Положением о гербе города Белгорода Белгородской области, утвержденным решением Белгородского городского Совета депутатов от 18 июня 1999 года № 278.
Изображение герба помещается на верхнем поле бланков документов посередине зоны, занятой реквизитом 2.
2.3.2. Наименование региона, органа местного самоуправления, наименование подразделения/должности лица, подписавшего документ (реквизиты 2, 3, 4).
Наименование органа местного самоуправления, структурного подразделения - автора документа - указывается точно в соответствии с Уставом городского округа "Город Белгород", со структурой и положением (уставом) подразделения.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц.
Наименование должности лица указывается под наименованием органа местного самоуправления.
2.3.3. Подпись должностного лица (реквизит 5).
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова "Руководитель", "Начальник" могут располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита, центрированным относительно самой длинной строки.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки (в случае двух и более строк в наименовании подписи).
Инициалы и фамилия печатаются у правой границы поля или на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела.
Подпись может выделяться полужирным шрифтом.
Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:
Первый заместитель
главы администрации города подпись И.О.Фамилия
или
Начальник департамента
городского хозяйства подпись И.О.Фамилия
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Заместитель главы администрации -
руководитель аппарата
администрации города подпись И.О.Фамилия
Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о подразделениях и должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Постановления и распоряжения администрации города подписываются мэром города или лицом, исполняющим его обязанности во время его отсутствия, если это определено распоряжением администрации города.
Документы, направляемые в аппарат Президента Российской Федерации, Правительство и Губернатору Белгородской области, заместителям Губернатора Белгородской области, председателю областной Думы, депутатам Государственной и областной Думы, Полномочному представителю Президента в Центральном Федеральном округе, главному федеральному инспектору в Белгородской области, главам других городов, прокурору области и города подписывает мэр города, в случае его отсутствия - первый заместитель главы администрации города. Кроме случаев, когда обращение направлено непосредственно определенному должностному лицу. В этом случае ответ подписывает только данное должностное лицо.
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден).
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Секретарь комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности соответственно иерархии занимаемой должности, на всех экземплярах подписи должны быть подлинные.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным 1 межстрочным интервалом, например:
Начальник департамента Начальник департамента
строительства и архитектуры городского хозяйства

подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с документом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании совместного документа первый лист оформляют на стандартном листе бумаги формата A4 (бланк не применяется).
Подписывается первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставшегося в деле документа. При направлении документа в несколько адресатов подписываются все экземпляры.
Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты.
Документы, направляемые мэру города из подразделений администрации города, или те же документы, направляемые из одного подразделения в другое, подписываются только руководителями подразделений, а в случае их отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) - заместителями. На справках, информациях, записках указывается название соответствующего подразделения с обязательной визой должностного лица.
Документы, подготовленные на имя мэра города подразделениями, в обязательном порядке визируются заместителями главы или начальниками департаментов, курирующими данное подразделение, за исключением структур, находящихся в прямом подчинении мэра.
2.3.4. Вид документа (реквизит 6).
Наименование вида издаваемого документа должно соответствовать:
- компетенции руководителя, подписавшего документ;
- содержанию документируемого управленческого действия;
- наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД.
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
2.3.5. Справочные данные (реквизит 7).
Справочные данные указываются в бланке письма и включают в себя почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона (с кодом города), факса (с кодом города), официальный адрес электронной почты, интернет-адрес.
2.3.6. Адресат (реквизит 8).
Документы адресуются органам власти, предприятиям, учреждениям, организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам.
Адресат указывается в правом верхнем углу первого листа документа, все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом и ставятся перед фамилией без пробела.
В состав адресата входит наименование предприятия, организации, учреждения и подразделения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица.
При адресовании документа органам власти, предприятиям, учреждениям, организациям, их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Аппарат Губернатора
Белгородской области
или
Департамент строительства,
транспорта и жилищно-
коммунального хозяйства
Белгородской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Начальнику департамента
образования Белгородской области

И.О.Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:
Ректору Московской
государственной
медицинской академии
им. И.П.Сеченова, профессору

И.О.Фамилия
Если документ направлен в адрес нескольких однородных организаций или нескольких подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Муниципальным унитарным
предприятиям
и муниципальным учреждениям
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
Например:
_Губернатору_
_Белгородской области_

И.О.Фамилия

Первому заместителю
председателя Белгородской
областной Думы

И.О.Фамилия

Начальнику департамента
образования
Белгородской области

И.О.Фамилия
При направлении письма более чем в четыре адреса на отдельном листе составляют указатель рассылки, каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают и на каждом письме указывают только одного адресата.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Управление Государственной инспекции
безопасности дорожного движения

Н.Чумичова ул., д. 102-а, Белгород, 308014
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Ивановой В.И.

Князя Трубецкого ул., 8, кв. 12,
г. Белгород, 308000
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.
2.3.7. Дата документа (реквизит 9).
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом служебного документооборота при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).
На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.07.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 июля 2013 г.
2.3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 10).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с видом документа. Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа с указанием кода структурного подразделения, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другой информацией с учетом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.
В письмах, оформленных на бланках структурного подразделения администрации города и подписанных руководителем данного подразделения, исходящий номер проставляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении в соответствии с порядковым номером по единой нумерации подразделения с начала года. Эти письма отправляются ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
2.3.9. Наименование/аннотация документа (реквизит 11).
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:
постановление, распоряжение, приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о ...";
письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";
правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Точка в конце заголовка не ставится, переносы в нем не допускаются и он не заключается в кавычки.
2.3.10.