Региональное
Законодательство
Белгородской области

Постановление администрации муниципального района "Яковлевский район" Белгородской обл. от 24.03.2014 N 120 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Яковлевского района"

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ЯКОВЛЕВСКИЙ РАЙОН"
БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 марта 2014 г. № 120

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ЯКОВЛЕВСКОГО РАЙОНА

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности администрации муниципального района "Яковлевский район" Белгородской области (далее - администрация Яковлевского района), установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации района постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального района "Яковлевский район" Белгородской области (далее - Инструкция по делопроизводству) (прилагается).

2. Заместителям главы администрации района, начальникам управлений, отделов администрации района довести Инструкцию по делопроизводству до сведения сотрудников подведомственных им структурных подразделений администрации района, муниципальных предприятий, учреждений и обеспечить строгое соблюдение норм Инструкции по делопроизводству.

3. Установить, что руководители структурных подразделений администрации района несут персональную ответственность за строгое соблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

4. Признать утратившим силу распоряжение главы местного самоуправления Яковлевского района от 9 марта 2007 года № 237-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Яковлевского района".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации района С.Г.Куликова.

Глава администрации
Яковлевского района
И.В.БОЙЧЕНКО





Утверждена
постановлением
администрации муниципального
района "Яковлевский район"
от 24 марта 2014 г. № 120

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА "ЯКОВЛЕВСКИЙ РАЙОН" БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Яковлевского района (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации Яковлевского района (далее - администрация района).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с управлением информационных технологий и связи Белгородской области.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1, и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.5. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в администрации района, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются отделом общей и кадровой работы аппарата главы администрации района. Инструктивные материалы службы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях администрации района.
1.6. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технико-технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота администрации района возложена на отдел информационно-аналитического обеспечения и связи со СМИ управления информационно-аналитического обеспечения администрации района.
Инструктивные материалы управления информационных технологий и связи Белгородской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях администрации района. Делопроизводство в администрации района ведется с использованием системы электронного документооборота в системе ПУВП РИАС Белгородской области согласно Регламенту организации электронного документооборота в администрации района и ее структурных подразделениях, утвержденному распоряжением администрации района "Яковлевский район" от 31 октября 2013 года № 1430-р.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района возлагается на их руководителей.
1.8. Ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, упорядочение документооборота, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, назначенным распоряжением администрации района или приказом руководителя самостоятельного структурного подразделения администрации района.
1.9. На ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих документов с подтверждением получения личной подписью и записью даты получения в регистрационном журнале или на втором экземпляре документа;
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и по визе руководителя исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в структурном подразделении;
- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных и других документов;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя структурного подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- проверка фактического наличия у исполнителя документов, находящихся у него на исполнении;
- контроль за своевременным закрытием дел исполненных документов;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- организация использования в структурных подразделениях средств факсимильной связи и копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- учет печатей и штампов, используемых в структурном подразделении.
1.10. Права и обязанности ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации района определяются их должностными инструкциями.
1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации района. Ответственный за делопроизводство в администрации района обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.
1.12. Работники администрации района несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.14. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), постановлений, распоряжений администрации района, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю главы администрации района - руководителю аппарата главы администрации района.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им или размещение какой-либо служебной информации или документа осуществляется только через заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации района.
1.16. Экземпляры настоящей Инструкции выдаются руководителям структурных подразделений администрации района под роспись.

2. Документация администрации района

2.1. Порядок перемещения документов в администрации района (документооборот).
Виды документопотоков.
Перемещение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:
документы, поступающие в администрацию района (входящие);
документы, направляемые администрацией района (исходящие);
документы (переписка между структурными подразделениями и должностными лицами администрации района, используемые в управленческом процессе администрации района (внутренние);
организационно-распорядительные документы.
2.2. Деятельность администрации района обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией администрации района, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между администрацией района, отраслевыми органами, структурными подразделениями, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в администрации района реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя муниципальные правовые и распорядительные акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
2.3. Муниципальный правовой акт администрации Яковлевского района - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Яковлевского района, принятый исполнительно-распорядительным органом Яковлевского района или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Яковлевского района, имеющий нормативный или ненормативный характер.
2.3.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
2.3.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.3.1, являются ненормативными.
2.3.3. Правовыми актами администрации Яковлевского района являются:
постановления администрации муниципального района "Яковлевский район" (приложение № 1);
распоряжения администрации муниципального района "Яковлевский район" (приложение № 2).
Распоряжения по личному составу, издаваемые администрацией муниципального района "Яковлевский район", оформляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 (приложение № 3).
2.4. Распорядительные документы.
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации района, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения коллегии при главе администрации Яковлевского района;
решения других совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
2.5. Организационные документы.
Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о структурных подразделениях администрации района;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
2.5.1. Положение, правила, инструкция, регламент.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов, регламент.
2.5.2. План.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
2.6. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
2.6.1. Протокол.
Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
2.6.2. Служебные письма.
Служебные письма в администрации района готовятся как:
ответы о выполнении поручений главы администрации Яковлевского района и его заместителей;
исполнение поручений главы администрации Яковлевского района и его заместителей в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам муниципальных правовых актов администрации Яковлевского района;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
2.6.3. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
2.6.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
2.6.5. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
2.6.6. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Бланки документов

Документы в администрации района оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов администрации района изготавливаются на бумаге форматом A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для сопроводительных писем и некоторых других документов используются бланки формата A6 (105 x 148 мм) с трафаретными частями текста.
При переписке между подразделениями администрации района бланк не используется.
Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка.
Бланки документов администрации района должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Совместные распорядительные документы организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации района и руководителей структурных подразделений администрации района. Соответствующие предложения вносятся на утверждение вместе с образцами предполагаемых бланков и после утверждения передаются в отдел общей и кадровой работы аппарата главы администрации района.

3.2. Общие правила оформления документов

Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).
Документы, создаваемые в администрации района, печатаются в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times New Roman размером 14 с использованием одинарного или полуторного межстрочного интервала.
В отдельных случаях для оформления приложений к документам большего объема и табличных материалов может быть применен шрифт размером 12 - 13. Документы на бланках администрации района, изготовленных неполиграфическими предприятиями, с воспроизведением герба Яковлевского района, предназначенных для рассылки, заверяются печатью администрации Яковлевского района. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 25 - 30 мм; правое - не менее 18 - 20 мм; верхнее - не менее 20 мм; нижнее - не менее 20 мм.
Оформление полей листа в проектах нормативных актов администрации муниципального района "Яковлевский район" приведено в п. 4.1.
При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация сквозная. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) без кавычек и знаков препинания.
Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов, постановлений и распоряжений администрации муниципального района "Яковлевский район", должны содержать ссылку на них, указывая дату, номер и название документа.
В тексте документов допускаются только общепринятые сокращения (РФ, ОАО) и т.д.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:
изображение герба района
наименование органа - администрация муниципального района "Яковлевский район" Белгородской области или администрация Яковлевского района Белгородской области
наименование структурного подразделения администрации района (или должности лица) - автора документа
справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес)
наименование вида документа
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
место составления или издания документа
гриф и пометка ограничения доступа к документу
адресат
гриф утверждения
заголовок к тексту документа
текст документа
гриф приложения
отметка о наличии приложения
подпись
резолюция
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копии
отметка об исполнителе
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
отметка о поступлении (регистрационный штамп)
идентификатор факсимильной связи
идентификатор электронной копии документа.
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть сокращен или дополнен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.
Состав реквизитов и порядок их расположения для конкретных видов документов приведены в разделе 4 настоящей Инструкции.
Документ имеет юридическую силу при наличии всех необходимых для данного вида документа реквизитов.

3.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.3.1. Изображение герба района.
Изображение герба района помещается на верхнем поле бланка документа в соответствии с постановлением главы администрации Яковлевского района от 8 сентября 1995 года № 400 "О гербе Яковлевского района Белгородской области".
3.3.2. Наименование организации (или должностного лица) - автора документа.
Наименование администрации района, структурного подразделения администрации района (или должностного лица) указываются точно в соответствии с Уставом района, Положением (административным регламентом) о структурном подразделении.
На бланках служебных писем обязательно указывается полный почтовый адрес организации, номер телефона, телефакса, электронный адрес, если таковые имеются.
3.3.3. Наименование вида документа, составленного и изданного администрацией, регламентируется уставом (положением о структурном подразделении) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30-2003. В письме наименование вида документа не указывается.
В основных организационно-распорядительных документах, таких как постановления, распоряжения, приказы, указывается место составления или издания документа.
3.3.4. Дата документа.
На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, дата проставляется в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита; под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита), на втором экземпляре служебного письма вверху от левой границы текстового поля документа на уровне реквизита "Адресат".
Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях (например: 01.11.2013). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании нормативных правовых и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов (например: 01 ноября 2013 года), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2013.01.11.
3.3.5. Регистрационный номер документа.
На документе, оформленном на бланке, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.
Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера.
3.3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
На документе, оформленном на бланке, ссылка на номер и дату входящего документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов.
На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, ссылка печатается под номером письма от левой границы текстового поля.
Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен.
3.3.7. Наименование документа.
Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя администрации района, подписавшего документ, или ее структурных подразделений (управления, отдела), а также содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.).
3.3.8. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
Гриф (пометка) "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
3.3.9. Адресат.
Документы адресуются органам власти, их структурным подразделениям, организациям, учреждениям, должностным или физическим лицам.
Адресат указывается в правом верхнем углу первого листа документа, печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки, и выделяют полужирным шрифтом.
При адресовании документа в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Департамент здравоохранения и
социальной защиты населения
Белгородской области
При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в именительном падеже, а должность, инициалы имени, отчества и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Правительство Белгородской области

Начальнику департамента
здравоохранения и социальной защиты
населения Белгородской области -
заместителю председателя Правительства
Белгородской области
И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень.
Например:
Ректору Московской
государственной медицинской
академии имени
И.П.Сеченова профессору
И.О.Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"

И.О.Фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно в дательном падеже.
Например:
Главам администраций
городских и сельских поселений
Документ не должен содержать более 4-х адресатов.
В состав реквизита "Адрес" может входить почтовый адрес в случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12
Москва, 11774
3.3.10. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется ко всем документам, текст которых превышает 4 - 6 строк, за исключением резолюций, даваемых руководителями структурных подразделений по рассматриваемым документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата A5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем?": "О мерах...", "О выделении...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Заголовок, состоящий из двух или более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.
3.3.11.